Wykonywanie regularnego przeglądu każdego urządzenia (nie tylko kasy fiskalnej) to gwarancja, że wszelkie występujące w nim usterki zostaną wykryte w odpowiednim czasie. W przypadku kas fiskalnych taki przegląd jest dodatkowo wymagany przez prawo. Sprawdź, co warto wiedzieć o przeglądach kas fiskalnych – kiedy trzeba je zlecać, co grozi za brak przeglądu oraz co można dzięki niemu zyskać.
Kiedy trzeba wykonywać przeglądy kas fiskalnych?
O przeglądach kas fiskalnych mówi Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 816). Znaleźć tam można informację, że przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy i powinien być wykonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Oznacza to, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby zlecać wykonanie przeglądu nawet co rok, lecz zazwyczaj nie ma takiej potrzeby, a sprawdzanie stanu kasy raz na 2 lata jest zupełnie wystarczające.
Należy dodatkowo pamiętać, że w przypadku rozpoczęcia wynajmu, dzierżawy lub leasingu kasy fiskalnej koniecznie należy zlecić jej dodatkowy przegląd przed dokonaniem fiskalizacji urządzenia.
Jak wygląda przegląd kasy fiskalnej?
Czynności, jakie powinien wykonać serwisant podczas przeglądu kasy fiskalnej, również zostały określone we wspomnianym Rozporządzeniu. W czasie przeglądu należy zatem sprawdzić:
- stan i liczbę plomb kasy;
- czytelność dokumentów drukowanych przez kasę;
- poprawność działania kasy (czy dokumenty fiskalne wystawiane są prawidłowo);
- stan obudowy kasy;
- poprawność działania wyświetlacza przeznaczonego dla klienta;
- stan akumulatorów lub baterii zasilających kasę;
- program do odczytu pamięci i program pracy kasy;
- poprawność ustawień zegara kasy.
Po wykonaniu przeglądu, w trakcie którego nie zostały wykryte żadne nieprawidłowości, serwisant wpisuje wynik przeglądu do książki kasy. Jeśli kasa poddawana przeglądowi jest urządzeniem online, wynik ten zostaje zapisany w jej pamięci fiskalnej. Do książki kasy dołączona zostaje także kopia potwierdzenia wykonania przeglądu oraz opcjonalne dodatkowe zalecenia pokontrolne.
Profesjonalny serwis poza wykonaniem wymaganych czynności dokona również sprawdzenia czystości kasy, usunie wszelkie zabrudzenia oraz sprawdzi stan obwodów na płycie głównej.
Dlaczego warto wykonywać przeglądy kasy fiskalnej?
O regularnym wykonywaniu przeglądu kasy fiskalnej powinien pamiętać każdy przedsiębiorca. Dowiedzmy się dlaczego.
Działanie zgodnie z prawem
Jak już wiemy, przeglądy kas fiskalnych dokonywane co najmniej raz w ciągu 2 lat są obowiązkowe. Fakt ich wykonania jest sprawdzany przez administrację skarbową podczas kontroli w sklepie lub punkcie usługowym (w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) albo zdalnie (w przypadku kas fiskalnych online). Kasy online łączą się bowiem z Centralnym Repozytorium Kas i przekazują do niego nie tylko kopie dokumentów fiskalnych, lecz również informacje o przeglądach. W ten sposób urzędnicy mogą dowiedzieć się o niedopełnieniu tego obowiązku niemal natychmiast i od razu nałożyć karę.
Kara za brak wykonania przeglądu kasy fiskalnej w terminie wynosi 300 zł. Co więcej, jest ona nakładana do skutku, czyli aż do momentu wykonania zaległego przeglądu. Można więc stracić nawet wielokrotność tej kwoty.
Warto również wiedzieć, że zwlekając z wykonaniem przeglądu, właściciel kasy może stracić jeszcze więcej. Jeśli na zakup kasy fiskalnej otrzymano ulgę (90% ceny urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł), może ona zostać odebrana, gdy kasa nie przejdzie przeglądu przez 3 lata od momentu rozpoczęcia z jej pomocą rejestracji sprzedaży.
Sprawne działanie urządzenia
W często używanej kasie fiskalnej z czasem mogą wystąpić różne usterki. Jeśli nie zostaną w porę dostrzeżone, ich skala może się znacznie zwiększyć, co poskutkuje poważniejszymi uszkodzeniami urządzenia. W takich sytuacjach konieczna może stać się wymiana poszczególnych elementów kasy, a w skrajnych przypadkach nawet całego urządzenia, co wiąże się ze znacznymi kosztami. Zamiast tego zdecydowanie lepiej jest regularnie wykonywać przeglądy kas i dokonywać jedynie drobnych napraw, które uchronią kasę przed poważniejszą awarią.
Przegląd kasy fiskalnej – przydatne informacje
Przegląd kasy fiskalnej to koszt od ok. 100 do 400 zł – jego cena będzie zależała od miasta. Wykonanie takiego przeglądu zazwyczaj nie zajmuje więcej niż pół godziny, dlatego szybko można uzyskać kasę z powrotem. Aby nie zapomnieć o wykonaniu kolejnego przeglądu, niektóre serwisy umieszczają na urządzeniach przypominające naklejki oraz wysyłają SMS z powiadomieniem o zbliżającym się terminie wykonania przeglądu. Można również zapisać sobie tę datę w telefonie i samodzielnie ustawić powiadomienie.
Przeglądy kas fiskalnych wykonywane są przez serwisy główne, a także inne punkty, które mają uprawnienia nadane przez producentów kas. Przy zakupie nowego urządzenia fiskalnego sprzedawca przekazuje listę serwisów dokonujących przeglądu wybranego rodzaju kasy fiskalnej, dlatego znalezienie odpowiedniego punktu nie będzie stanowiło problemu.